Syarat lembur karyawan menurut peraturan perlu diperhatikan perusahaan sebelum meminta pekerja menjalankan pekerjaan di luar waktu kerja reguler. Lembur bukan hanya mengenai karyawan yang bekerja lebih lama, tetapi juga berkaitan dengan perintah kerja, persetujuan, batas waktu, pencatatan, dan pemenuhan hak pekerja.
Perusahaan perlu memiliki prosedur yang jelas agar pelaksanaan lembur tidak hanya berdasarkan kesepakatan informal. HR dapat berperan dalam memastikan informasi mengenai waktu, karyawan, dan pelaksanaan lembur tersimpan dengan baik sebelum data tersebut masuk ke proses penggajian.
Salah satu dasar yang mengatur waktu kerja lembur adalah Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021. Dengan memahami ketentuan tersebut, perusahaan dapat membuat prosedur internal yang tetap memperhatikan hak pekerja sekaligus kebutuhan operasional.
Perintah dan Persetujuan Menjadi Bagian Penting
Pelaksanaan lembur membutuhkan prosedur yang jelas antara perusahaan dan karyawan. Berdasarkan PP Nomor 35 Tahun 2021, untuk melaksanakan waktu kerja lembur harus terdapat perintah dari pengusaha dan persetujuan dari pekerja atau buruh yang bersangkutan.
Perintah dan persetujuan tersebut dapat diberikan secara tertulis dan/atau melalui media digital. Ketentuan ini membuat perusahaan memiliki ruang untuk menggunakan sistem administrasi yang sesuai dengan operasionalnya tanpa mengabaikan dokumentasi.
Selain itu, perusahaan perlu membuat daftar pelaksanaan kerja lembur. Informasi tersebut sekurang-kurangnya perlu membantu perusahaan mengetahui pekerja yang menjalankan lembur serta lamanya waktu kerja tambahan.
Pencatatan dapat menjadi lebih teratur ketika perusahaan menghubungkannya dengan aplikasi absensi online. HR dapat mencocokkan informasi lembur dengan jadwal dan catatan waktu kehadiran sehingga data yang masuk ke administrasi memiliki dasar yang lebih jelas.
Batas Waktu Lembur Tetap Harus Diperhatikan
Persetujuan karyawan bukan berarti perusahaan dapat menentukan durasi lembur tanpa batas. PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur waktu kerja lembur paling lama empat jam dalam satu hari dan 18 jam dalam satu minggu.
Batas 18 jam tersebut tidak termasuk kerja lembur yang berlangsung pada waktu istirahat mingguan dan/atau hari libur resmi. Oleh sebab itu, HR perlu membedakan kategori hari ketika mengelola catatan lembur.
Informasi waktu tersebut juga berhubungan dengan hitungan lembur pemerintah karena perusahaan membutuhkan durasi dan kategori pelaksanaan yang jelas sebelum menentukan upah kerja lembur berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Sebagai contoh, HR sebaiknya menyimpan tanggal, waktu mulai, waktu selesai, dan informasi persetujuan dalam catatan lembur. Dengan cara tersebut, perusahaan dapat memeriksa kembali data apabila terdapat perbedaan antara jadwal, catatan kehadiran, dan informasi pekerjaan tambahan.
Proses ini juga membantu mencegah pencatatan lembur hanya berdasarkan waktu pulang tanpa mengetahui aktivitas kerja yang sebenarnya.
Perhatikan Hak Karyawan Selama Menjalankan Lembur
Selain memenuhi prosedur dan batas waktu, perusahaan perlu memperhatikan hak pekerja ketika menjalankan lembur. Pengusaha yang mempekerjakan pekerja melebihi waktu kerja pada dasarnya memiliki kewajiban membayar upah kerja lembur sesuai ketentuan yang berlaku.
PP Nomor 35 Tahun 2021 juga mengatur kewajiban memberikan kesempatan istirahat secukupnya. Apabila lembur dilakukan selama empat jam atau lebih, perusahaan wajib memberikan makanan dan minuman sekurang-kurangnya 1.400 kilokalori. Pemberian tersebut tidak dapat diganti dengan uang.
Ketentuan tersebut menunjukkan bahwa pengelolaan lembur tidak berhenti pada pencatatan jam. Perusahaan perlu memperhatikan kondisi pekerja sekaligus memenuhi kewajiban yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan tambahan.
HR dapat membuat prosedur internal yang mencakup pengajuan atau perintah lembur, persetujuan, pencatatan durasi, hingga pemeriksaan hak karyawan. Dengan alur yang konsisten, setiap lembur memiliki informasi yang lebih mudah ditelusuri.
Kesimpulan
Syarat lembur karyawan menurut peraturan mencakup beberapa aspek penting yang perlu perusahaan perhatikan sebelum dan selama pekerjaan tambahan berlangsung. Perintah dari pengusaha, persetujuan pekerja, pencatatan pelaksanaan, batas waktu, dan pemenuhan hak karyawan menjadi bagian dari pengelolaan lembur.
Perusahaan sebaiknya tidak hanya melihat lembur sebagai tambahan jam kerja. Dengan mengikuti ketentuan yang berlaku dan menjaga dokumentasi tetap teratur, HR dapat mengelola pekerjaan tambahan secara lebih transparan sekaligus memiliki data yang jelas sebelum proses penggajian dilakukan.
