Mencatat stok secara manual dengan buku atau spreadsheet merupakan pilihan yang wajar saat jumlah barang masih sedikit dan volume transaksi harian masih terhitung. Namun, kelemahan sistem ini baru terasa saat transaksi mulai meningkat dan kompleksitas bisnis bertambah.
Kebutuhan terhadap software inventory barang kemudian muncul dari masalah operasional. Persoalannya bukan kapan pencatatan manual mulai tidak memadai, melainkan apakah Anda sudah mengenali tanda-tandanya. Banyak pemilik bisnis mulai membandingkan opsi sistem dan menemukan Pilihan omnichannel ecommerce dengan harga bersahabat seperti Mekari Desty. Berikut tujuh tanda yang bisa dijadikan daftar periksa kondisi pencatatan stok manual Anda.
1. Selisih Stok Fisik dan Catatan Makin Sering Terjadi
Tanpa pengukuran yang rutin, masalah selisih stok baru terdeteksi saat stock opname besar dilakukan. Selisih stok yang terjadi sesekali memang wajar. Namun jika selisih tersebut berulang pada SKU yang sama menandakan ada masalah dalam proses pencatatan. Selisih yang sering muncul biasanya menunjukkan adanya transaksi yang tidak tercatat secara rutin, bukan hanya kesalahan hitung sekali saja.
2. Rekap Stok Akhir Bulan Memakan Waktu Berhari-hari
Pencatatan manual biasanya menunda proses rekapitulasi hingga akhir periode tertentu. Data transaksi baru dirapikan setelah seluruh aktivitas penjualan selesai, sehingga angka stok yang digunakan untuk pengambilan keputusan seringkali berumur beberapa hari bahkan sampai berminggu-minggu.
Akibatnya, waktu tim lebih banyak terserap untuk pekerjaan penyalinan ulang data daripada analisis penjualan yang bermanfaat. Keputusan pembelian pun jadi mundur karena harus menunggu rekap stok selesai, bukan berdasarkan kecepatan barang yang benar-benar terjual.
3. Pesanan Terlanjur Masuk Padahal Barang Sudah Habis
Jeda dalam update data membuat tampilan etalase toko menunjukkan stok yang sebenarnya sudah habis. Kondisi tersebut berisiko menyebabkan pembatalan pesanan secara sepihak, meskipun pembeli sudah melakukan pembayaran. Biaya akibat pembatalan ini juga dapat berpengaruh pada penilaian toko. Bahkan di marketplace, tingkat pembatalan dari penjual juga menjadi salah satu komponen penting dalam mengukur performa toko tersebut.
4. Data Stok Hanya Dipegang Satu Orang
Dalam pencatatan manual, biasanya pengetahuan letak dan kondisi stok terkonsentrasi pada satu orang yang biasa menanganinya. Risiko besar muncul saat orang tersebut cuti, sakit, atau keluar dari perusahaan, karena operasional bisa langsung terhenti.
Selain itu, pencatatan manual seringkali tidak menyimpan riwayat perubahan data. Hal ini membuat penelusuran kesalahan selisih stok sulit dilakukan, karena tidak ada jejak siapa, apa, dan kapan perubahan dicatat. Koreksi yang dilakukan sering kali hanya tebak-tebakan.
5. Barang Lama Menumpuk Tanpa Ketahuan
Sistem manual umumnya hanya merekam jumlah stok, tanpa mengetahui usia atau lama barang berada di rak. Akibatnya, barang yang lambat laku baru terlihat saat rak sudah penuh atau saat masa simpannya hampir habis.
Dana yang tertahan di barang dengan perputaran lambat ini menjadi modal kerja yang tidak berputar efektif. Perputaran persediaan dihitung dari harga pokok penjualan dibagi rata-rata persediaan, dan semakin rendah angkanya, berarti semakin lama dana Anda tertahan di stok tersebut.
6. Pembelian ke Supplier Bergantung pada Perkiraan
Tanpa data penjualan per SKU yang rapi dan terstruktur, pemesanan barang ke supplier sering mengandalkan ingatan dan kebiasaan. Risiko timbul di dua arah: kelebihan stok pada barang yang lambat laku dan kekurangan stok pada barang yang cepat habis.
Sebenarnya, titik pemesanan ulang harus mempertimbangkan rata-rata penjualan harian serta lead time pengiriman dari supplier. Namun, perhitungan ini sulit dilakukan secara konsisten jika data masih tersebar dan dikelola secara manual.
7. Penambahan Channel Penjualan Membuat Pencatatan Kacau
Ketika satu stok fisik harus dijual melalui beberapa channel, seperti toko offline, marketplace, dan media sosial, pencatatan stok manual harus diperbarui berkali-kali untuk satu barang yang sama. Hal ini berpotensi menimbulkan kekacauan data.
Semakin banyak channel penjualan yang Anda kelola, semakin besar peluang satu transaksi terlewat atau tidak tercatat. Kesalahan stok di satu channel bisa langsung memengaruhi tampilan ketersediaan di channel lain, sehingga risiko over-selling makin meningkat.
Tujuh tanda tersebut sebenarnya menunjuk pada satu masalah mendasar: jeda antara transaksi nyata yang terjadi dan catatan stok yang tersedia di sistem Anda. Sebagai pemeriksaan awal, Anda bisa menghitung selisih hasil stock opname terakhir dan membandingkan dengan rujukan akurasi standar sekitar 90%. Untuk menghindari masalah yang lebih besar, pergantian sistem pencatatan stok sebaiknya dilakukan sebelum jumlah SKU dan channel penjualan bertambah banyak.
Setelah mengenali tanda-tanda ini, langkah berikutnya adalah memilih sistem yang mampu menyatukan pencatatan stok dan penjualan dalam satu platform terpadu. Pilihan omni channel ecommerce dengan harga bersahabat seperti Mekari Desty dapat menjadi salah satu solusi yang efektif.
Mekari Desty adalah platform omnichannel marketplace untuk membantu pebisnis online, admin e-commerce, dan tim operasional menyederhanakan dan mengelola operasional penjualan multi-channel dalam satu sistem terpusat secara lebih efisien sekaligus mempercepat pertumbuhan bisnis.
Sebagai bagian dari ekosistem software terpadu Mekari, Mekari Desty juga terintegrasi dengan berbagai solusi Mekari lainnya seperti Mekari Talenta, Mekari Flex, Mekari Jurnal, Mekari Expense, Mekari Qontak, Mekari Klikpajak, Mekari Sign, Mekari POS, Mekari Officeless, dan Mekari Airene untuk mendukung automasi operasional bisnis secara end-to-end.
